Privacyverklaring VeraNex
Versie 2.2, bijgewerkt op 17 oktober 2026
VeraNex is een juridisch werkplatform met AI-ondersteuning. Deze verklaring beschrijft wat VeraFlow doet met gegevens van u als gebruiker, en wat er gebeurt met de dossiergegevens die u in de app zet. Die twee zijn juridisch niet hetzelfde en staan daarom apart beschreven.
1. Wie is verantwoordelijk
VeraFlow (Roel Kierkels, eenmanszaak), gevestigd te Deventer en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42096658, levert VeraNex. Voor vragen over deze verklaring en voor het uitoefenen van uw rechten bereikt u ons op privacy@veraflow.nl.
Voor uw eigen accountgegevens is VeraFlow verwerkingsverantwoordelijke. Voor alles wat u in de app zet — dossiers, documenten, cliëntgegevens — is uw kantoor verwerkingsverantwoordelijke en is VeraFlow verwerker. Wij doen daarmee alleen wat uw kantoor ons opdraagt; de afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens wij van u verwerken
Dit gaat over u als gebruiker, niet over uw cliënten.
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, organisatie, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), tweefactorinstellingen, taal- en weergavevoorkeuren, moment van laatste aanmelding | Toegang geven tot het platform en het account beveiligen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Zolang het account bestaat; bij verwijdering direct weg. Een aanmelding waarvan het e-mailadres na 30 dagen niet is bevestigd, verwijderen we automatisch |
| Factuuradres, abonnementsvorm, facturen en betaalstatus | Factureren en de administratie voeren | Overeenkomst en wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub b en c AVG) | Zeven jaar, de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR) |
| Aantal vragen en verbruikte modelcapaciteit per account | Verbruik begrenzen, storingen vinden en correct factureren | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f AVG) | Zolang het account bestaat |
| Technische logbestanden: tijdstip, foutmeldingen, en uw e-mailadres uitsluitend als onomkeerbaar versleuteld kenmerk | Beveiliging, misbruik tegengaan en storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Dertig dagen |
3. Wat u zelf in de app zet
Documenten, dossiers, uren, kosten, deadlines, contacten en correspondentie blijven van uw kantoor. Ze staan versleuteld opgeslagen en zijn alleen zichtbaar voor uw eigen account. VeraFlow kijkt er niet in en gebruikt ze nergens anders voor.
Er verdwijnt niets vanzelf. Dat is een bewuste keuze: bij een advocatenkantoor is stilzwijgend wissen gevaarlijker dan te lang bewaren, en de bewaarplicht loopt vaak jaren door. In de instellingen kunt u een bewaartermijn kiezen; de app laat dan zien wat ouder is, zodat opruimen een bewuste handeling blijft. Verwijdert u uw account, dan gaat alles wat eraan hangt direct weg — ook de passages in de zoekindex.
4. Wat er naar het AI-model gaat
Om een vraag te beantwoorden of een stuk op te stellen sturen wij uw opdracht en de relevante tekstpassages naar Mistral AI, onze modelleverancier. Er gaan geen volledige dossiers mee, alleen de passages die bij de vraag horen.
Voordat die tekst weggaat vervangen wij automatisch BSN's, IBAN's, e-mailadressen, telefoonnummers en namen die in het dossier bekend zijn door onherkenbare tokens. In het antwoord dat u terugkrijgt staan ze weer gewoon. Dit gebeurt bij elke modelaanroep, standaard aan.
Twee dingen vallen daarbuiten, en dat hoort u te weten. Bij een gescand document gaat het beeldbestand ongefilterd mee, omdat de tekst er nog uit gelezen moet worden. En u kunt de anonimisering zelf uitzetten in de instellingen; dan gaat alles ongewijzigd mee.
Uw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, niet door ons en niet door onze modelleverancier.
VeraNex neemt geen besluiten over personen. De app stelt concepten en analyses op die door een jurist worden beoordeeld; er is dus geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG. Wat de app oplevert is AI-uitvoer en blijft uw verantwoordelijkheid om te controleren.
5. Wie uw gegevens ontvangt
Wij schakelen deze partijen in, allemaal als verwerker en allemaal met een verwerkersovereenkomst:
- Mistral AI (Frankrijk) — de taalmodellen en het uitlezen van gescande documenten.
- Mollie (Nederland) — betalingen. Mollie ziet uw betaalgegevens, wij niet.
- TransIP (Nederland) — hosting en e-mailverzending.
De databases waarin uw gegevens staan — de zoekindex, de documentopslag en de kennisgraaf — draaien wij zelf, op servers in Nederland. Daar komt geen derde partij aan te pas. Uw gegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt.
Wij verkopen geen gegevens, delen ze niet met adverteerders en gebruiken ze niet voor profilering. Aan opsporingsdiensten of andere derden geven wij niets, tenzij de wet ons daartoe verplicht.
6. Uw rechten
U kunt de eerste twee zelf uitoefenen, meteen en zonder ons erbij:
- Inzage (art. 15): download al uw gegevens als JSON-bestand via Instellingen.
- Overdraagbaarheid (art. 20): datzelfde bestand is een gangbaar, machineleesbaar formaat.
- Rectificatie (art. 16): uw accountgegevens past u aan in de instellingen; dossiers en documenten bewerkt u in de app.
- Verwijdering (art. 17): wis uw account en alles wat eraan hangt via Instellingen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Beperking (art. 18): laat het ons weten; wij zetten de verwerking dan stil zolang een kwestie loopt.
- Bezwaar (art. 21): tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken.
Voor de laatste drie mailt u privacy@veraflow.nl. Wij reageren binnen een maand; is uw verzoek ingewikkeld, dan laten wij binnen die maand weten dat wij tot twee maanden langer nodig hebben.
Bent u cliënt van een kantoor dat VeraNex gebruikt? Dan loopt uw verzoek via dat kantoor: zij bepalen wat er met het dossier gebeurt, wij niet. Wij kunnen een verzoek van een cliënt niet zelf beantwoorden, want er is geen weg van een persoon naar de dossiers waarin die voorkomt — en die zou er ook niet moeten zijn.
7. Beveiliging
Opgeslagen tekst is versleuteld met AES-256 en het verkeer met de app loopt over TLS. Toegang loopt via uw account, met tweefactorauthenticatie als u die aanzet. Uw e-mailadres staat niet leesbaar in onze logbestanden, en documentnamen evenmin. Wie welke gegevens mag zien is per account vastgelegd.
Ontdekt u een kwetsbaarheid of vermoedt u een datalek, meld het dan op privacy@veraflow.nl. Bij een datalek dat u raakt, informeren wij uw kantoor onverwijld en waar de wet dat vraagt de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur.
8. Cookies
VeraNex gebruikt twee cookies. De eerste houdt bij dat u bent ingelogd (8 uur); de tweede beschermt formulieren tegen misbruik vanaf een andere website en verdwijnt zodra u de browser sluit. Zonder deze twee werkt de app niet veilig, en daarom hoeven wij er geen toestemming voor te vragen. Wij plaatsen geen cookies om u te volgen en gebruiken geen analysediensten van derden.
9. Wijzigingen
Verandert er iets wezenlijks — een nieuwe ontvanger, een ander doel — dan passen wij deze verklaring aan en melden wij dat vooraf in de app. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is gewijzigd.
10. Contact en klachten
Vragen over privacy, een verzoek over uw rechten of een vermoed datalek: privacy@veraflow.nl.
Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.
← Terug naar VeraNex